Nicht nur jedes Mitglied einer der Gilden in der Pfadfinder-Gilde Österreichs hat die Möglichkeit eine eigene Mailbox @pgoe.at zu erhalten, sondern wir richten eine solche Mailadresse für jede einzelne Gilde ein. Diese Postfächer heißen dann zum Beispiel:
- gilde-wien1747@pgoe.at
- gilde-80undaelter@pgoe.at
- gilde-bruckleitha@pgoe.at
- usw.
Vorzugsweise richten wir diese Mailadressen als „freigegebene Postfächer“ (engl. shared mailboxes) ein. Diese sind besonders leicht von eine/r/m Gildemeister/in zum/zur nächsten übertragbar und können auch mehreren Benutzern zugewiesen werden, wenn zB Gildemeister/in, stv. Gildemeister/in und Schriftführer*innen gemeinsam zugreifen sollen. Voraussetzung: Alle diese Personen haben bereits eine @pgoe.at-Mailadresse. Im letzten Abschnitt in diesem Artikel finden sich noch Hinweise, wie man „freigegebene Postfächer“ für Funktionen oder Events verwenden kann.
Wie richtet man „freigegebene Postfächer“ ein?
- Besonders leicht geht das in Outlook selbst. Microsoft erklärt das in diesem Artikel: Öffnen und Verwenden eines geteilten Postfachs in Outlook. Kurz gesagt: Wenn Du ein aktuelles Microsoft Outlook auf dem Computer/Laptop unter Windows oder Mac OS verwendest, erscheinen die freigegebenen Postfächer von selbst nach einem einmaligen Neustart von Outlook. Der obige Link erklärt dann, was man noch mit dem freigebenen Postfach machen kann und wie man E-Mails mit der gemeinsamen E-Mailadresse versendet.
- Das funktioniert am Smartphone, also unter iOS (iPhone, iPad) oder Android: siehe Abbildung (bitte anklicken, geht in einem neuen Tab auf):
freigegebene Postfächer unter Outlook am iPhone und Android einrichten
- Im Outlook-Webmail hier im Browser geht das auch: Da muss man allerdings einmal ein neues Fenster für das freigegebene Postfach öffnen: Also zuerst mit seinem „Geschäfts- oder Schulkonto“ @pgoe.at bei https://outlook.office.com/mail/ anmelden. Danach findet man, wenn man rechts auf sein Foto(oder halt dem Strichmanderl oder den Initialien) klickt, den Befehl „weiteres Postfach öffnen“. In das Eingabefeld schreibt man die Mailadresse hinein – und, wenn man berechtigt ist, öffnet sich ein neues Fenster im Browser mit diesem Postfach: Am besten gleich einen Favoriten/ein Bookmark für dieses zweite Postfach setzen, dann kann man es in Zukunft direkt aufrufen. Hier zur Hilfe eine Abbildung mit dem Link „weiteres Postfach öffnen“ (bitte anklicken, Abbildung geht in einem neuen Tab auf):
freigegebenes Postfach in Outlook Webmail
- Wenn man für die Outlook Software auf Windows oder Apple Mac kein Geld ausgeben will (auf iOS und Android gratis) und keine Webmail verwenden will, dann ist Mozilla Thunderbolt ein sehr guter Mailclient, der nicht nur verteilte Postfächer, sondern auch die Exchange Termine, ToDos und Kontakte synchronisiert. Wird in einem eigenen Artikel bald erklärt.
- Wenn man unbedingt Apple Mail oder einen anderen Mailclient (GMX, Gmail, etc.) verwenden will (iPhone, iOS am iPad, Apple Mac Computer), muss das „freigegebene Postfach“ wohl zu einem vollständigen Account erklärt werden: Da kann man sich dann mit der Gilden-Mailadresse und einem Passwort einloggen. Da besteht halt die Gefahr, dass diese Passwörter nie geändert werden. Und beim Weiterleiten der Passwörter könnte ja auch etwas passieren. Wenn das so ist, dann bitte das Gilden-Postfach als IMAP-Account einrichten.
- Wenn auch das Probleme macht, besteht auch die Möglichkeit, das „freigegebene Postfach“ an (irgend-)eine externe Mailadresse wie @gmx.at, @gmail.com, @a1.net usw. an eine (oder mehrere) Person(en) weiterzuleiten. Da muss man gar nichts herrichten und hat die E-Mails in seiner alten, persönlichen Mailbox. Versenden kann man dann aber unter dem „gemeinsamen“ Namen aber natürlich nicht.
„freigegebene Postfächer“ auch für Funktionär*innen und Events eingerichtet
Im Gildenverband sind einige geteilte, freigegebene Postfächer eingerichtet worden – vor allen für die Positionen, die doppelt besetzt sind:
- vgm@pgoe.at (VGM = Verbandsgildemeister*in)
- schatzmeister@pgoe.at bzw. schatzmeisterin@pgoe.at (dasselbe Postfach)
- webmaster@pgoe.at empfangen Wolfgang E. Lorenz und Martin Mucha
- sekretariat@pgoe.at wurde auch so eingerichtet – die Hoffnung lebt, dass Netti Unterstützung erhält
- ausbildung@pgoe.at
- und einige wenige mehr.
Wer hier – vielleicht auch nur für eine Veranstaltung – so ein freigegebenes Postfach für mehrere Personen benötigt, kann das gerne bei webmaster@pgoe.at anfordern. Wenn die Veranstaltung vorbei ist und nicht mehr wiederholt wird, dann sagt aber auch, dass es wieder gelöscht wird.
Beispiele für Veranstaltungs-E-Mailadressen:
- grossarl@pgoe.at
- bundesforum@pgoe.at
- gildentage@pgoe.at
- weltfreundschaft@pgoe.at bzw. worldfriendship@pgoe
- erlebnistage@pgoe.at
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