Die Digitalisierung des Gildeverbandes beginnt bei mir: Meine @pgoe.onmicrosoft.com (bald @pgoe.at) Mailadresse, sowie Teams-, SharePoint- und Office.com-Zugänge zur Zusammenarbeit; zum miteinander reden (chatten) und Bearbeiten, Veröffentlichen und Austauschen von Dateien/Filmen/Fotos.
Ziel für 2023 ist es, nicht nur den erweiterten Vorstand, Beiräte und Referenten und Distriktsleitungen online zu bringen, sondern auch alle Gildemeister*innen und deren Stellvertreter*innen. Grundsätzlich können aber alle Mitglieder einer der 100 im Gildeverband zugehörigen Gilden Benutzeraccounts erhalten.
Zur Vorgeschichte:
Microsoft 365, früher Office 365
Im Sommer 2020 hat Martin Mucha mit dem Projekt „Digitalisierung des Gilden-Verbandes“ begonnen. Anlassfall war die Pandemie, wo der Vorstand eine erste Online-Sitzung abhalten wollte. Nun wußte Martin, dass die PPÖ und deren Landesverbänden schon seit einem Jahrzehnt hier Office 365 nutzen, wo Intranets in SharePoint errichtet wurden und zentrale Dateiablagen geführt werden, und jedes Mitglied eine eigene Mailadresse haben kann. Office 365 hatte sich in den Jahren vor der Pandemie weiterentwickelt, Microsoft (MS) Teams war die neue, zentrale Applikation geworden. Und mit der konnte man Chatten wie mit WhatsApp und Videokonferenzen wie mit Zoom machen. MS Teams war auch die Ablösung für Skype (for Business), das auch fast jeder kannte.
Über die Plattform www.stifter-helfen.at stellte uns Microsoft eine Enterprise-Lizenz von Microsoft (Office) 365 auf 10 Jahre gratis zur Verfügung, wo sowohl ein modernes Intranet (mit SharePoint, Exchange-E-Mails, MS Teams, OneDrive, Videoserver „Streams“) als auch theoretisch E-Mail-Adressen für alle 3.500 Mitglieder möglich wären.
E-Mails für Dich
Alle Gildenmitglieder können hier eine PGOE-Mailadresse erhalten. Im ersten Schritt heißt die noch vorname.nachname@pgoe.onmicrosoft.com, nach der Umstellung im Frühjahr 2023 kann dann die Kurzform @pgoe.at verwendet werden: das Postfach wird gleich bleiben.
Diese neue Mailadresse, übrigens in Microsoft-Diktion ein „Geschäfts- oder Schulkonto“, ist dann auch der Benutzername für alle Apps/Anwendungen: SharePoint, MS Teams, OneDrive, Videosoftware „Streams“, Forms für Umfragen und Formulare, Planner zur Aufgabenplanung usw. usf., die auf Apple, Linux und Windows-Computern sowie auf Smartphones funktionieren (letzteres sogar oft leichter handhabbar).
Sichere Passwörter
Eine erste Hürde stellen die Passwörter dar: sie dürfen nur in einem System verwendet werden, müssen „sicher“ sein und auch gemerkt werden. Du brauchst also ein absolut neues Passwort, das auch Klein-, Großbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen (&, €, $, %, etc.) enthält, 10 oder mehr Zeichen lang ist und keine Vor- oder Tiernamen, Geburtsdaten, Reiseziele verwendet: am besten gar keine Begriffe, die man im Wörterbuch findet. Wie merkt man sich das? Mit einem Passwortmanager (KeePass, 1Password, LastPass, Chrome und Firefox haben z. B. einen) und man schreibt es sich auf! Falls Du das Passwort vergessen hast, wendet euch zum Zurücksetzen an Martin.
Übrigens: beim 1. Besuch muss das Passwort gleich geändert werden).
Sicherheit: MS Authenticator (wie im Telebanking)
Unser neues „Microsoft 365-Intranet” bietet bereits jetzt sehr viel sensible Informationen (s.u.), deshalb wird auch auf Sicherheit geachtet. Es reicht nicht alleine die Anmeldung mit Benutzername (vorname.nachname@pgoe.onmicrosoft.com) und Passwort – es wird eine zweite Ebene eingezogen: Das geht am einfachsten mit der Handy-App „Microsoft Authenticator“. Das funktioniert ähnlich wie die Handy-Signatur oder das Telebanking, wo man mit einer 2. App seine Identität bestätigt. So müsste ein Dieb nicht nur euer Passwort erraten, sondern auch Zugang zu eurem Mobiltelefon haben.
Das neue Intranet: https://pgoe.sharepoint.com
Es gibt aber nicht nur eine Profi-E-Mailadresse, sondern auch ein sogenanntes, geschlossenes Intranet.Benutzt kann das über SharePoint werden (Link s.o.), die meisten Funktionen und Teamspaces erreicht man aber auch über die App MS Teams.
Übrigens: Wenn ihr dort Fotos und Videos im (geschlossenen) Intranet findet. Das ist eine private Sammlung, die ihr euch persönlich anhören und im kleinen Kreis (Gilde, Gruppe) gerne ansehen und herzeigen könnt. Die Rechte an diesen Medien sind nicht geklärt: Sie dürfen also nicht ins Internet gestellt, weitergegeben oder publiziert werden. In Zukunft werden die frei verwendbaren Medien gekennzeichnet werden.
E-Mail-Konto einrichten: noch kurz @pgoe.onmicrosoft.com bald @pgoe.at
Nachdem ihr gesehen habt. was an Material geboten wird, solltet ihr eure E-Mail einrichten. Am Einfachsten gleich das neue Konto unter den (System-)Einstellungen anlegen: dann steht es gleich allen Apps zur Verfügung (und das sind mehrere s.u.). Sonst im Mailprogramm ein „neues Konto“ hinzufügen, dabei „Exchange/Office 365“ als Server auswählen und das neue, sichere Passwort eingeben. In Zukunft könnt ihr dann bei jeder einzelnen Mail wählen, welche Absenderadresse ihr verwenden wollt. Eure Mailbox kann bis zu 50 GB an Nachrichten enthalten, E-Mails könnten bis 100 MB groß sein.
Wenn es Probleme gibt, dann die Hotline anrufen: Martin.Mucha@pgoe.at bzw. +43 664 76 11 990
Zusammenarbeit mit MS Teams
In der Pandemie sind ja Videokonferenzen mit Zoom, WhatsApp, Signal, Skype, etc. sehr beliebt geworden: war das doch oft der einzige Weg, um sich wieder mal (über die Kamera) zu sehen und zu chatten (Bassena-Tratsch im Internet).
Microsoft bietet uns dafür die App „MS Teams“, die man sowohl am Smartphone als auch am Computer (mit Mikrofon und Webcam) nutzen kann. Man kann aber auch direkt im Browser MS Teams benutzen: https://teams.microsoft.com und dort mit eurem „Geschäfts- oder Schulkonto” @pgoe.onmicrosoft.com anmelden.
MS Teams kann aber bedeutend mehr als alle anderen der oben genannten Programme: Es erlaubt neben dem Chatten wie mit WhatsApp auch die gemeinsame, gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten: Word-, PowerPoint-, Excel-, MP4-Filme, Datenbanken/Listen. Der Vereinsvorstand, das Digitalisierungsteam, die Distrikte, die Gilden in den Distrikten, die Projektteams unserer wiederkehrenden Events, wie Zeillern, Großarl, Erlebnis- oder Gildentage, die Presse, PR, Marketing Teams, jeder dieser Gruppen hat dort ihren eigenen Chat und kann zusammenarbeiten. Martin fügt euch gerne bei den passenden Gruppen hinzu.
Viele neue Apps am Smartphone
Ich selbst nutze alle diese Dienste primär am Mobiltelefon. Mit einem Android oder Apple iPhone ist das kein Problem; es sollte aber mindestens 32 oder besser 64 GB Speicher haben. Die Apps, die man im Google Playstore oder dem Apple App Store installieren sollte, sind Microsoft 365 (früher Office 365), Outlook (für E-Mails), Word, Excel, PowerPoint, Stream (für die Videos), den MS Authenticator (für die gesicherte Anmeldung) und last not least MS Teams (zum Chatten und Zusammenarbeiten). Achtet darauf, dass ihr die richtigen Apps von Microsoft erwischt: leider gibt es da viele Trittbrettfahrer, die Geld und Abos verlangen. Alle original Microsoft-Apps sind am Smartphone gratis!
Microsoft Office am PC
Viele haben ja eine Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) am PC bereits laufen. Oft aber in einer alten Version (2003, 2007, 2010, 2013). Mit der Open-Source Software LibreOffice oder OpenOffice hat man den Nachteil, dass man Dokumente herunterladen müsste, bevor man sie bearbeiten kann: nicht empfehlenswert. Da gibt es aber eine Alternative!
Word/Excel/PowerPoint gratis im Webbrowser
Wenn man einen aktuellen Browser benutzt – Google Chrome (oder den neuen Microsoft Edge, der dasselbe ist), Firefox oder Safari am Apple –, können diese Office-Dokumente direkt im Internet bearbeitet werden, was ich empfehle. Denn da müsst ihr zur Dateibearbeitung gar nichts installieren. Da können sogar parallel mehrere Personen dasselbe Dokument ändern: sie müssen halt in verschiedenen Absätzen oder Excel-Zellen arbeiten. Auch dafür gibt es ein neues Cockpit für euch: https://www.office.com
Interne News
Auf der Startseite des Intranets https://pgoe.sharepoint.com findet ihr im „Neuigkeiten“-Bereich, was sich so digital und analog intern im Gildenverband tut.
Viel Spaß im neuen, digitalen Zeitalter der Gildenbewegung, wünscht euch
Martin Mucha
PS: „Bahnhof?“
Wer bis daher (fast nur) Bahnhof verstanden hat, wende sich einfach an Martin.Mucha@pgoe.at bzw. +43 664 76 11 990 und hol Dir Deinen Microsoft-(Office-)365 Zugang. Wir schaffen das!
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