SCOREG – die Mitgliederdatenbank

SCOREG ist eine Wortkombination aus “Scout” und “Registration“. Dies ist eine webbasierte Software zur Verwaltung von Mitgliederdaten in Pfadfinderverbänden. SCOREG wird u.a. vom Bundesverband der PPÖ und den meisten Landesverbänden bei den PPÖ verwendet. Von diesen Daten getrennt hat sich auch der Gildenverband entschlossen, SCOREG zu einzusetzen.

Damit sind alle etwa 100 Gilden in Österreich aufgerufen, ihre Mitglieder in SCOREG zu verwalten. Aus diesen Mitgliederlisten wird zu Jahresbeginn die Registrierungsvorschreibung an die Gilden gesandt.

Welche persönlichen Daten können in SCOREG gehalten werden

Bei den untenstehenden Feldern ist angegeben, welche der Daten exportiert werden – für den Versand der Zeitschrift Gildenweg bzw. für den Verband. Hier alle theoretisch vorbereiteten Felder, die sicher niemand alle ausfüllt. Ein Feld für die Religionszugehörigkeit ist zB gar nicht mehr vorgesehen, das gehört zu persönlichen schützenswerten Daten:

• Scout.ID (eindeutige Mitgliedsnummer im Gildenverband der Einzelpersonen)(Gildenweg, Verbandsregistrierung)
• Anrede (Herr, Frau, Familie, Firma)(Gildenweg)
• Geschlecht (Gildenweg)
• Präfix Titel (wie Mag. oder Dr.) (Gildenweg, Verbandsregistrierung)
• Postfix Titel, nachgestellt (Gildenweg, Verbandsregistrierung)
• Vorname (Gildenweg, Verbandsregistrierung)
• 2. Vorname (Gildenweg)
• Nachname (Gildenweg, Verbandsregistrierung)
• Spitzname
• Geburtsname
• E-Mail (Gildenweg, Verbandsregistrierung)
• E-Mail 2
• Handy (Verbandsregistrierung)
• Festnetz (Verbandsregistrierung)
• Fax
• PLZ (Gildenweg, Verbandsregistrierung)
• Ort (Gildenweg, Verbandsregistrierung)
• Strasse (Gildenweg, Verbandsregistrierung)
• Adresszusatz 1 (Gildenweg)
• Adresszusatz 2 (Gildenweg)
• Bundesland
• Land (Staat) (Verbandsregistrierung)
• Geschlecht
• Geburtsdatum (Verbandsregistrierung)
• Geburtsjahr
• Todestag
• Beruf (Verbandsregistrierung)
• Newsletter (Gildenweg)
• Newsletter Gruppe (Gildenweg)
• PWA (Pfadfinder wie alle – behinderte Menschen)
• grundsätzlich könnte man auch die Kontaktdaten für Mutter/Vater bzw. 2 Kontaktpersonen angeben, was im Fall der Gilde, die nur erwachsene Pfadfinder*innen umfasst, aber kaum Sinn.
• zusätzlich können Funktionen in der Gilde zugeordnet werden: Beirat/Beirätin, Gildemeister*in, Gildemeister*in-Stv,m Schatzmeister*in, Schatzmeister*in-Stv, Sekretär*in, Sekretär*in-Stv., Gilde SCOREG-Zuständige/r (Verbandsregistrierung)
• Es können Verleihungen festgehalten werden, die die Gilden vergeben können: Silberner und Goldener Weberknoten, Georgsring, Dankabzeichen (Verbandsregistrierung)
• zwischen den einzelnen Mitgliedern können „Beziehungen“ festgehalten werden wie Ehepartner – wichtig, da ja Ehepartner für die Registrierung weniger zahlen müssen
• und man kann auch ankreuzen, wer denn nun den aktuellen Jahresbeitrag schon bezahlt hat
• Das Eintritts- und eventuell Austrittsdatum kann eingegeben werden
• auch das Datum des Versprechens
• Zusätzlich kann man festhalten, welche Ausbildungsmodule das Mitglied am Weg zum/zur Gilde-Woodbadge-Träger*in bereits absolviert hat.

Neben den Mitgliedern könnte man auch in der Datenbank weitere Kontakte pflegen – vielleicht mal wichtig, wenn ein Gildemitglied einige Zeit inaktiv, da zB im Ausland ist, und dann wieder reaktiviert wird. Aber, das wird wohl kaum in der Praxis genutzt.

Jedes Mitglied kann zwar in mehreren Gilden gelistet sein, aber nur in einer Gilde sollte es als „Vollmitglied“ angeführt werden, sonst werden die Registriergebühren mehrfach den betroffenen Gilden verrechnet. Um das zu verhindern, kann man das Mitglied aber als „Zusatzmitglied“ oder eben nur „Kontakt“ in der „Art“ der Mitgliedschaft kennzeichnen.

Wenn man eine Person ein zweites Mal neu erfasst, wird man darauf hingewiesen, dass es sie bereits in der (Gilden-)Datenbank gibt. Wenn jemand zB in den PPÖ und im Gildenverband Mitglied ist, muss er/sie zweimal erfasst werden. Das System unterstützt auch den Übertritt von einer Gilde zur nächsten.

Den Login findest Du unter https://www.scoreg.at/. Um dort aber einsteigen zu können, benötigst Du die Freigabe vom SCOREG-Registrierungsbeauftragten des Gildenverbandes und das ist Markus Schicht, Ausbildungsleiter und Distriktgildemeister von Salzburg und Tirol.

Welche Daten kennt nun der Verband?

• Oben in der Liste der Felder ist bereits gekennzeichnet, welche Daten für den Versand des Gildenweges exportiert werden
• daneben gibt es ein „Zahlblatt“ für die Gilde, in dem alle Vereinsvorstandsfunktionen in der jeweiligen Gilde und die Zahl der Mitglieder festgehalten werden. Die Daten der zeichnungsberechtigten Vereinsfunktionär*innen finden sich übrigens auch im österreichischen Vereinsregister des Bundesministeriums für Inneres: https://citizen.bmi.gv.at/at.gv.bmi.fnsweb-p/zvn/public/Registerauszug
• und ein weiteres Exportformat, das noch weniger Felder als der Export des Gildenweges umfasst (oben mit „Verbandsregistrierung“ gekennzeichnet).

Nur einige wenige Personen im Gildenverband haben direkten SCOREG-Zugriff (SCOREG-Beauftragter, Sekretariat), um auch direkt bei Problemen in der Datenbank helfen zu können oder offensichtliche Fehler zu korrigieren. Das hat mir auch schon als SCOREG-Beauftragter unserer Gilde sehr geholfen.